“私车公用，在公务用车无法满足的情况下，可以申请使用后报销，需提交实际行程公里数截图（行程轨迹），附清晰发票及付款记录。”这些与你的切身利益相关的内容，你了解吗？

7月16日下午，美珈职业学院成功举办了一场专题培训。此次培训以“会议组织、档案管理及OA系统使用”为核心内容，由学校办公室副主任王亮担任主讲人，全体新入职行政人员积极参与，共同学习提升。此举旨在提高新入职行政人员的业务能力和工作效率，使他们尽快熟悉并掌握关键工作流程。

培训过程中，王亮首先分享了会务管理的基本思路，涵盖了会前准备、会中控制和会后工作等关键环节。

他详细讲解了会前准备中需要确定的会议要素，包括主题、时间、地点、参会人员和议程等，并强调了会中控制环节中的会议记录和会间调度等工作的重要性。他提到，会议记录要准确无误，会间调度要灵活高效，以确保会议的顺利进行。同时，他还就会后工作的总结反馈、会议文书的立卷以及新闻报道等进行了深入阐述，强调了这些工作对于会议效果评估和后续工作推进的重要性。

在档案管理方面，王亮老师进行了全面而细致的讲解。他详细介绍了档案分类的原则和方法，明确了归档的范围和要求，强调了档案的重要性和敏感性。他提到，档案是学校的重要资产，必须得到妥善保管和利用。同时，他还强调了各建档部门按照规定及时移交档案的重要性，以确保档案的完整性和准确性。他还分享了一些实用的档案管理技巧和经验，帮助新入职行政人员更好地应对实际工作中的挑战。

此外，王亮老师还针对OA办公系统的应用及注意事项进行了详细介绍。

“申请用印：不能同时勾选2种类型的印章（若勾选了2种及以上的印章，则会按照全流程审批）；若需要同时用两种印章，建议只勾选一个审批范围最大的印章，然后在“详细内容”中进行说明。”

“审批权限分为:集团总裁审批/学院章已授权”，要正确勾选。

报销(请款单、现金报销单、核销单)时，均需要引用内联单，来不及内联单时，要先微信请示，再补办内联单。报销单中需注明收款人信息，账号以及开户行名称（个人、对公都需要）。

审批权限：集团总裁审批、集团行政经理审批(差旅费)；

合同类请款前，先走内联单。不管是请款单还是现金报销单，请经办人务需关注OA审批流程，待集团领导审批完毕后，流程转至“出纳复核”阶段，就可以把内联单，请款单或现金报销单、核销单打印及附件资料（一般是原件）交至财务处安排付款。

…………

这些内容，许多人并不清楚，都需要一条一条地学习、请教。

王亮强调了在使用OA系统时必须严格遵守相关规定，确保流程的准确性和规范性，以提高工作效率并减少错误。他演示了OA系统的基本功能和操作流程，并解答了新入职行政人员在使用过程中可能遇到的问题。通过实际操作和互动提问，新入职行政人员对OA系统有了更深入的了解和掌握。

培训结束后，新入职行政人员纷纷表示，他们将把所学到的知识和技能应用到实际工作中，不断提升自己的业务能力。

通过培训，新入职行政人员将进一步提高工作效率和质量，为学院的发展提供有力的支持。

【供稿：人事处 邓永腾】